2a Trobada Entitats Usuàries de Decidim: La gestió de la base social amb decidim

Ronda d’experiències:

Acció Escolta: Feien servir un CRM, però ha caigut en desús. Actualment fan servir un full de càlcul. Duplicitat de membresia: caps (individuals) i agrupaments (

Federació Catalana de Voluntariat Social (FCVS): Tenen el CRM de Sinergia amb totes les entitats federades. Quan hi ha alguna alta, després de ser aprovada per la comissió responsable, s’introdueixen les seves dades al CRM.

Escoltes Catalans: Fan servir un CRM però tambè es troben amb el problema d’una base social canviant, ja que els caps dels agrupaments canvien cada pocs anys. 

FEDAIA: Abans feien servir un CRM, ara fan servir un Excel.

FAVB: Fan servir el CRM de Sinergia, tenen el registre obert.

Opcions: Fan servir el CRM de Sinergia, tenen una base social gran lligada a subscripcions a un butlletí sobretot.

XES: CRM propi desenvolupat per la pròpia entitat. Están en un procés de revisió de l’eina de gestió de la base social. 

Debat

1) Detecció de problemes i reptes de decidim al gestionar la base social

• Millorar llistat participants del taulell d'admin
• Que tingui data d’alta i data de baixa
• Poder crear tipologies de sòcies i filtrar per aquestes
• Sincronització en viu amb altres serveis (via API)
• Poder entrar altes puntuals
• Baixes massives (entre 10 i 200 persones de cop)
• Impossibilitat de saber qui ha acceptat i qui no una invitació feta per mòdul verificació directa
• La gent no es pot inscriure a una trobada sense estar registrada
• Masses gestions al fer-se sòcia.
• La gent ha de fer moltes accions quan es donen d’alta a l’entitat (espai intern, formulari web, formulari personalització de newsletter, decidim, etc.) Simplificar aquest circuit.
• Dificultats a la hora de cercar una participant privada d’un procés/assemblea on hi ha moltes persones.
• Les invitacions provoquen rebuig o desconfiança a la Base Social (la gent es pensa que és un virus)
• Complexitat a la hora de pujar un CSV de participants privades
• Impossibilitat de descarregar (exportar) el llistat complet d’usuàries des del taulell d’administració
• No poder fer un borrat massiu d’usuàries 
• No poder decidir si s’envien invitacions o no al pujar participants privades
• Templates de les Newsletters molt limitants i rígids estèticament. Això provoca desconfiança perquè no encaixa amb la identitat gràfica de l’entitat. 

2) Com fer-nos la vida més fàcil? Llistat de funcionalitats que solucionin els problemes detectats

• Posar un cercador per poder buscar fàcilment la persona (participants privades)
• Poder personalitzar gràficament les invitacions per fer-les més similars a la marca de l’entitat
• Generar un sistema de grups o etiquetes als usuaris. Aquesta etiqueta seria una nova columna que permetria segmentar les sòcies per tipologia, periodicitat, etc. A través d’un Bulk Button es podría filtrar per grups i fer una acció sobre cada grup.
• Integracions amb bases de dades externes. Permetre que els usuaris puguin iniciar sessió amb el mateix compte que a la web. 
• Integració amb CRM via API. Base de sòcies dinàmica lligada a un CRM
• Enllaços d’accés directes a un esdeveniment. Reduint els clics a fer i simplificant l’accés restringit via url, només pot accedir qui tingui l’enllaç.
• Millores invitacions participants privades. Personalització del text, canviar el marge de temps de caducitat, permetre re-enviar invitacions no acceptades de forma massiva. 
• Millorar els Users groups. Permetre que els admins puguin crear aquests grups i posar als usuaris en un grup determinat. 

3) Aterrant solucions

S’esmenta la possibilitat de crear una solució tecnològica que permeti facilitar aquesta gestió de la base social, fent-la més àgil i eficient, tant per les administradores, com per les pròpies usuàries. 

Es debat sobre si aquesta solució ha d’estar a dins o fora de decidim. 

• Fora: Que decidim cridi a la API d’un CRM i automatitzi la gestió de la base social. El CRM és el centre d’aquesta gestió i decidim senzillament replica les accions fetes al CRM, automatitzant altes i baixes.
• Dins: Millorar les accions que un admin pot fer amb les participants. Incorporar columnes noves. Afegir un Bulk Button. Etiquetes als usuaris. 

Es podria treballar en una millora del mòdul de verificació directe.
Es comenta la necessitat de que decidim tinguin funcionalitats que responguin a les necessitats reals del dia a dia de les entitats, que son diferents de les de l’administració pública.