Mejoras en encuentros presenciales

El adjudicatario es responsable del desarrollo de la evolución del componente de decidim-meetings (módulo de encuentros, ver https://github.com/decidim/decidim/tree/master/decidim-meetings).

Este módulo agregará nuevas funcionalidades generales (exportar, visualizar y consultar) y concretas para cada meeting, mejoras en la administración, convocatoria (incluyendo autoconvocatorias), inscripción, acreditación de asistencia, notificaciones, actos y validación.

Especificaciones funcionales para el módulo:

El módulo debe permitir al administrador lo siguiente:

• Opción de duplicar o copiar citas presenciales.
• El administrador debe poder especificar los siguientes tipos de meetings:

Si el meeting es cerrado.

Si es abierto (por defecto): Si se pueden inscribir usuarios registrados y verificados (por defecto) o si solo se

pueden inscribir usuarios verificados.

• Habilitación de otros roles de administradores diferentes al administrador de proceso u órgano. Si no se especifica el administrador del meeting, el administrador por defecto es el del proceso u órgano. El administrador general del proceso no pierde los privilegios de administración del meeting en caso de que haya administradores específicos de este.
• Posibilidad de invitar a otros usuarios a ser administrador de meetings (máximo cinco).
• Crear una convocatoria de meeting presencial.
• Gestionar las inscripciones a un meeting: hay que permitir la inscripción a los meetings, el control de plazas limitadas y el envío de notificaciones relacionadas. Modelo RSVP (meetup). Por ejemplo, avisos previos a la realización del meeting (48 horas) o posteriores, una vez se haya cerrado el meeting (subiendo actos). A continuación, se detallan las acciones que un administrador puede hacer para gestionar las inscripciones en un meeting.

Especificar si hay plazas limitadas y cuántas.

Activar las inscripciones.

Reservar un número determinado de plazas de inscripción.

Ver cuánta gente se ha inscrito.

Recibir notificación de que se ha completado el 50 %, 80 % y 100 % de las plazas.

Activar uno o varios checkboxes para los términos de la inscripción, poder editar los textos o dejar el texto

por defecto con un único checkbox.

Inscribir manualmente a gente en el meeting con sus nombres de usuario en Decidim o enviando

invitaciones por correo electrónico. Los inscritos manualmente deben aceptar la invitación para quedar

definitivamente inscritos.

Tiene que existir un texto por defecto o plantilla para todos los meetings con las condiciones que

deben aceptarse para asistir a este.

El sistema debe impedir que se inscriba alguien cuando las plazas estén completas.

• Gestionar el orden del día. Habilitar una nueva sección de orden del día con las siguientes condiciones:

El administrador debe poder añadir ítems y subítems. Los ítems y subítems deben incluir los siguientes campos:

Título; Descripción (permite añadir enlaces y documentos asociados); Previsión de la duración

(Si un ítem tiene subítems, estos se suman al ítem; Si la duración total de los ítems suma más que la duración

del meeting, se debe mostrar una alerta).

• Gestionar las actas.

Cuando el meeting ha empezado, el panel de administración debe mostrar una sección de actas donde

el administrador pueda hacer lo siguiente: Introducir un enlace a un vídeo. Introducir un enlace a un audio.

• Redactar las actas.

Las actas pasan por cuatro fases:

1. Escritura colaborativa en tiempo real durante la duración del meeting y minutos inmediatamente posteriores.

Se copiará automáticamente a este pad el orden del día.

2. Elaboración de las actas por la entidad convocante de la reunión o por la persona en quien delegue

el administrador del meeting.

3. Se envía una notificación por correo electrónico a todas las personas asistentes con enlace a las actas

y se empieza una fase de enmiendas: solo los usuarios que han acreditado su asistencia

pueden realizarlas. Se notifica a todos los followers del proceso de participación u órgano que

propone el meeting que las actas están disponibles.

4. Publicación definitiva de las actas sin posibilidad de enmiendas.

• Posibilidad de adjuntar material de comunicación del meeting como descargable

e imprimible para su difusión en otros canales.

• Posibilidad de asociar un meeting a más de una categoría o subcategorías.

El módulo debe permitir a los usuarios las siguientes acciones:

Un usuario podrá interactuar con un meeting (siempre que sea abierto) de la siguiente manera:

• Poder inscribirse en el meeting (función diferente a seguir el meeting).
• Debe aceptar los términos del meeting para completar la inscripción.
• Ver cuánta gente puede apuntarse al meeting.
• Ver cuánta gente se ha inscrito en el meeting.
• Poder cancelar la inscripción.

Los usuarios que siguen un meeting reciben las siguientes notificaciones automáticas:

• La apertura del periodo de inscripción.
• Las modificaciones importantes en la convocatoria (cambio de lugar u hora).
• La finalización del meeting y la disponibilidad de las actas.
• Comentarios en la convocatoria y actas.

Los usuarios que están inscritos reciben (además de las anteriores), las siguientes notificaciones mediante correo electrónico:

• Número de inscripción, código QR, enlace al pad del meeting y breve how to del pad (Decidim desarrollará una integración con sistemas de “pizarras” de escritura colaborativa en tiempo real modelo pad, como Etherpad o Hackmd, y podrán crearse libremente, tanto como servicio interno integrado en Decidim como externo).
• Que quedan 48 horas para el meeting.
• Que quedan 24 horas para el meeting.

Los usuarios inscritos en el meeting heredan las propiedades de quien sigue el meeting (es decir, de la opción “Follow a meeting” con sus notificaciones, etcétera).

Autoconvocatoria de meetings presenciales:

• Cualquier usuario u organización verificados puede proponer un meeting asociado a un proceso participativo mediante un botón de propuesta del meeting en cualquier proceso.
• Se abre un formulario para completar el contenido del meeting. El formulario de convocatoria debe mantener los campos actuales del componente meetings.
• Una vez completado el formulario, devuelve un enlace para enviar a un mínimo de usuarios verificados más para que se puedan inscribir. Una vez inscritos, aparece el meeting publicado en la sección de meetings como autoconvocado.

El promotor del meeting (administrador del meeting) tiene acceso al panel de administrador de meetings,

donde puede invitar a otros administradores y hacer la gestión del meeting (habilitar inscripciones, actos, etcétera).

Se habilitarán por defecto tres tipos de comentarios para cada meeting:

1. Antes del meeting se abrirá una sección de comentarios para incluir nuevos temas en el orden del día,

que incluye el sistema de apoyos de los comentarios (positivos o negativos).

2. Desde el envío de las actas a los participantes hasta su publicación oficial se habilitarán comentarios de texto solo

para los asistentes.

3. Una vez publicadas las actas, se habilitarán comentarios para continuar la discusión.

Puede haber propuestas generadas en un meeting. Estas propuestas se subirán y se asociarán al proceso

por parte del administrador del meeting y se añadirán automáticamente como anexos a las actas.

Seleccionar el tipo de meeting (informativos, deliberativos, rendición de cuentas...).

Poder consultar y visualizar en forma de mapa todas las citas presenciales en la portada general y

en las portadas de procesos, iniciativas y órganos (ahora mismo esta funcionalidad solo está disponible para procesos).

Por defecto se muestran los próximos, y hay opción de visualizar también los pasados. Se puede filtrar por ámbitos

(ciudad y distritos), categorías (en el caso de las portadas de procesos, iniciativas y órganos) y por fecha

(próximas 48 horas, una semana, un mes, rango de fechas personalizado).

Se puede descargar el meeting en iCalendar (implementando el RFC 5545 de la Internet Engineering Task Force),

URL automática para añadir a Google Calendar, URL manuales externas para servicios como Eventbrite o Meetup.

Definición de atributos y relaciones a nivel de modelo de base de datos. En este caso, deberá incluir los siguientes campos mínimos:

Campos actuales del componente meetings.

• Título
• Descripción
• Dirección
• Ubicación
• Detalle de la ubicación
• Hora de inicio
• Hora de finalización
• Ámbito
• Categoría
• Aforo máximo

Campos que añadir:

Marcar según el carácter público, abierto o cerrado.

• Pública (Sí/no/otra): significa que la asistencia está abierta a cualquier persona o no. Si es otro, debe abrirse un campo que permita explicarlo.
• Abierta (Sí/no/otra): indica si el meeting está abierto a la participación directa de la ciudadanía. Si es otro, debe abrirse un campo que permita explicarlo.
• Transparente (Sí/no/otra): significa que las actas y la información de la convocatoria están accesibles a la ciudadanía. Si es otro, debe abrirse un campo que permita explicarlo.
• Campo “Organizador/Organizado por”: para diferenciar meetings institucionales de autoconvocados.
• Checkbox de si existe o no un espacio de conciliación o dependencia (menores, personas con dependencia, etcétera) (publicable en caso afirmativo):

Si se marca el campo anterior, hay que añadir el siguiente campo abierto para la descripción del servicio

(por ejemplo, si hay un servicio de conciliación, indicar las personas que cuidarán del espacio de conciliación).

• Checkbox de si el espacio está habilitado para personas con diversidad funcional.
• Checkbox de si se facilitará traducción simultánea (solo en su caso).

Idiomas (campo abierto para cada idioma).

• Tipo de meeting (por ahora sería un desplegable, pero hay que dejar activada la funcionalidad futura de crear nuevos campos o cambiar las propiedades del meeting en función del tipo de meeting).

Informativo

Creativo

Deliberativo

Decisivo

Evaluativo

Rendición de cuentas

Otros