Changes at "Management and roles of the Technical Office"

Currently, the Decidim Association's Technical Office is made up of two people: a senior developer and a person dedicated to management and administration tasks. Indirectly, there are other people who have been able to dedicate working hours to the project thanks to alliances with the Barcelona City Council and Localret, who are responsible for hiring these people.

For its part, the regulations regarding the Coordination Committee state that its members must be volunteers who do not receive remuneration for carrying out the functions of their posts, and that they themselves are responsible for ensuring the democratic quality of the project. However, the needs of the Decidim project have meant that the Coordination Committee has taken on administrative and management tasks. All of this entails a heavy workload, which has been sustained mostly on a voluntary basis and has overloaded the team.

These tasks assumed by the Committee are tasks of coordination and management of the Technical Office and of the project in general. They are mainly translated into: Management of grants, representation of the Association at events, design and dynamisation of assemblies and medium and long-term strategies, coordination with public administrations, contracting management, coordination of the technical office, and other tasks derived from the day-to-day running of the Association. Until now, many of these tasks have fallen to a person who is not contracted to do so, i.e. there has been a general coordination role in an invisible way.

The Association now has resources for three new roles, for which job vacancies have recently been advertised:

• Designer (part-time)
• Fundraiser (part-time)
• RoR junior developer (full time)

The arrival of these people will entail further coordination tasks, without associated remuneration, which for the time being will be taken over by the Committee and, above all, by the Committee's presidency.

This discussion is aimed at addressing the functioning of the Technical Office (TO), the roles within the TO, its functions and powers, as well as its relationship with the coordination committee. The questions to guide the discussion are:

• What are the roles and responsibilities of the TO?
• What should be the accountability mechanisms of the TO?
• What roles should exist within the TO?
• What are the functions and powers of the overall coordination?

Actualment, l'Oficina Tècnica de l'Associació Decidim la componen dues persones: un desenvolupador sènior i una persona dedicada a tasques de gestió i administració. De manera indirecta, hi ha altres persones que han pogut dedicar hores de treball al projecte gràcies a aliances amb l'Ajuntament de Barcelona i Localret, que assumeixen la contractació d'aquestes persones. 

Per part seva, la normativa relativa al Comitè de Coordinació, assenyala que els seus membres han de ser voluntaris que no reben remuneració per exercir les funcions dels seus càrrecs, sent els mateixos responsables de vetllar per la qualitat democràtica del projecte. No obstant això, les necessitats del projecte Decidim han implicat que el Comitè de Coordinació absorbeixi tasques de caràcter administratiu i de gestió. Tot això comporta un gran volum de treball, que ha estat sostingut majoritàriament de manera voluntària i sobrecarregant a persones de l'equip. 

Aquestes tasques que assumeix el Comitè són tasques de coordinació i direcció de l'Oficina Tècnica i del projecte en general. Principalment es tradueixen en: Gestió de les subvencions, representació de l'Associació en esdeveniments, disseny i dinamització d'assemblees i estratègies de mitjà i llarg termini, coordinació amb les administracions públiques, gestió de la contractació, coordinació de l'oficina tècnica, i altres tasques derivades del dia a dia de l'Associació. Fins ara moltes d'aquestes tasques han recaigut en una persona que no està contractada per a això, és a dir, ha existit un rol de coordinació general de forma invisibilitzada. 

L'Associació ara té recursos per a tres nous rols, per als quals recentment s'han publicat ofertes de treball:

• Designer (part-time)
• Fundraiser (part-time)
• RoR junior developer (full time)

L'arribada d'aquestes persones comportarà més tasques de coordinació, sense remuneració associada, que ara com ara seran assumides pel Comitè i, sobretot, per la presidència del Comitè. 

Aquest debat està orientat a abordar el funcionament de l'Oficina Tècnica (OT), els rols dins de l'OT, les seves funcions i atribucions, així com la seva relació amb el comitè de coordinació. Les preguntes per a guiar el debat són:

• Quines són les funcions i atribucions de l'OT?
• Quins han de ser els mecanismes de rendició de comptes de l'OT?
• Quins rols han d'existir dins de l'OT?
• Quines són les funcions i atribucions de la coordinació general?

Actualmente, la Oficina Técnica de la Asociación Decidim la componen dos personas: un desarrollador senior y una persona dedicada a tareas de gestión y administración. De forma indirecta, hay otras personas que han podido dedicar horas de trabajo al proyecto gracias a alianzas con el Ayuntamiento de Barcelona y Localret, que asumen la contratación de estas personas. 

Por su parte, la normativa relativa al Comité de Coordinación, señala que sus miembros deben ser voluntarios que no reciben remuneración por ejercer las funciones de sus cargos, siendo los mismos responsables de velar por la calidad democrática del proyecto. Sin embargo, las necesidades del proyecto Decidim han implicado que el Comité de Coordinación absorba tareas de carácter administrativo y de gestión. Todo ello conlleva un gran volumen de trabajo, que ha sido sostenido mayoritariamente de forma voluntaria y sobrecargando a personas del equipo. 

Estas tareas que asume el Comité son tareas de coordinación y dirección de la Oficina Técnica y del proyecto en general. Principalmente se traducen en: Gestión de las subvenciones, representación de la Asociación en eventos, diseño y dinamización de asambleas y estrategias de medio y largo plazo, coordinación con las administraciones públicas, gestión de la contratación, coordinación de la oficina técnica, y otras tareas derivadas del día a día de la Asociación. Hasta ahora muchas de estas tareas han recaído en una persona que no está contratada para ello, es decir, ha existido un rol de coordinación general de forma invisibilizada. 

La Asociación ahora tiene recursos para tres nuevos roles, para los que recientemente se han publicado ofertas de trabajo: 

• Designer (part-time)
• Fundraiser (part-time)
• RoR junior developer (full time)

La llegada de estas personas conllevará más tareas de coordinación, sin remuneración asociada, que por ahora serán asumidas por el Comité y, sobre todo, por la presidencia del Comité. 

Este debate está orientado a abordar el funcionamiento de la Oficina Técnica (OT), los roles dentro de la OT, sus funciones y atribuciones, así como su relación con el comité de coordinación. Las preguntas para guiar el debate son: 

• ¿Cuáles son las funciones y atribuciones de la OT? 
• ¿Cuáles deben ser los mecanismos de rendición de cuentas de la OT? 
• ¿Qué roles deben existir dentro de la OT? 
• ¿Cuáles son las funciones y atribuciones de la coordinación general?

How can I participate?

• By leaving your comments below. You can answer the questions or write your thoughts on the topic addressed in this debate.
• Upvote for the comments you agree with. Your votes will be taken into account when drafting the document.

Remember to express your opinion respectfully.

Com puc participar?

• Escriu els teus comentaris a continuació. Pots respondre les preguntes, o bé escriure la teva reflexió sobre el tema de debat.
• Vota els comentaris amb els quals estiguis d’acord. Els vots es tindran en compte a l'hora de redactar el document.

Recorda expressar la teva opinió de forma respectuosa.

¿Cómo puedo participar?

• Dejando tus comentarios a continuación. Puedes responder las preguntas o escribir tu reflexión sobre el tema que se aborda en este debate.
• Vota los comentarios con los que estés de acuerdo. Los votos serán tomados en cuenta la hora de redactar el documento.

Recuerda expresar tu opinión de forma respetuosa.